11.11.2022 12:14 Постановление№36

АДМИНИСТРАЦИЯ

                      ВОЛОКОВСКОГО  СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

От  03.11.2022  года                                                                         №36

 

 

Об утверждении Положений об архиве Администрации  Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и об Экспертной комиссии

 

   В целях обеспечения сохранности, учета, систематизации документов, формирования и оформления дел и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления  Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, утвержденной постановлением Главы муниципального образования Волоковского  сельского поселения

 

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

   1.  Утвердить Положение об архиве Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области согласно приложению  № 1 и Положение об ЭК Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области согласно приложению  № 2.

  2.    Настоящее постановление подлежит размещению на  официальном сайте Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района  Смоленской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3.      Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой

   

 

Глава муниципального образования

Волоковского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                       Р.А.Козлова              

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1 к постановлению

                                                                   Администрации Волоковского  сельского поселения Смоленского

района      Смоленской      области

                                                                         от 03.11.2022 №36

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ                                                                 

  Администрации  муниципального образования Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

 

1. Общие положения

         1.1 Документы Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, выступающей источником комплектования муниципального архива Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение и составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Являясь собственностью государства, они подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования Смоленский район» Смоленской области. До передачи в архивный отдел эти документы временно хранятся в архиве Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.2 Администрация Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации с законченным делопроизводством, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

 

1.3  Ведомственный архив Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает также  сохранность и учет документов  временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе  дел по личному составу.

1.4 В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным Агентством, все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в архивный отдел, производятся силами и за счет Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации  Волоковского сельского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

          1.6. В своей работе архив Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.03.2015 года № 526 об утверждении «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и от 20.12.2019 № 237 об утверждении «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»,  методическими указаниями архивного отдела Администрации муниципального образования «Смоленский район» и настоящим Положением.

1.7. Положение о ведомственном  архиве Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   разрабатывается по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования «Смоленский район», который осуществляет

организационно-методическое руководство деятельностью ведомственного архива Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.8 После согласования с архивным отделом Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области,  положение об архиве Администрации Волоковского сельского поселения утверждается Главой Волоковского сельского поселения, который осуществляет контроль  за деятельностью ведомственного архива.

 

2. Состав документов архива

 

                     В архив сельского поселения  поступают:

2.1. Документы постоянного хранения до момента передачи их в районный архив   и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, в том числе  документы по личному составу со сроком хранения  50 лет, согласно Федеральному Закону  от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

 

2.2 Документы постоянного хранения учреждений – предшественников до момента передачи их в районный архив,  документы постоянного хранения ликвидированных учреждений, непосредственно подчинённых Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области до момента передачи их в районный архив

2.3 Документы по личному составу учреждений-предшественников и  ликвидированных учреждений непосредственно подчинённых Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области со сроком хранения  50 лет.   

2.4. Справочно-поисковые средства  к документам в электронном виде, учётные документы (номенклатура дел, описи дел с оконченным делопроизводством, описи дел по личному составу, описи похозяйственных книг,  акты приёма-передачи дел в архивный отдел, акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, исторические справки об учреждениях–предшественниках, справки  о ликвидированных учреждениях, справка об истории сельского поселения, паспорт ведомственного архива.

 

3. Задачи ведомственного архива

Основными задачами архива являются:

3.1Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом   2  настоящего положения;

3.2 Учет и  обеспечение сохранности образовавшихся дел Администрации  Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, использование документов, хранящихся в архиве;

3.3 Подготовка и своевременная (не позднее 3-х лет) передача документов Архивного фонда РФ на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район»с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным законом № 125 ФЗ;

3.4  Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  и Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

4. Функцииведомственного архива

 

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет  следующие функции:

4.1 Ежегодно, не позднее 1 года после завершения делопроизводством,  обрабатывает к архивному хранению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организации от 21.09.2015 года;

4.2 Разрабатывает и согласует с архивным отделом
график представления описей на рассмотрение ЭПК Департамента Смоленской области по культуре;

4.3 Составляет по установленным  формам  годовые разделы описей дел постоянного хранения (не позднее, чем через 1 год после завершения делопроизводства) и описи дел по личному составу на рассмотрение   архивного отдела  и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре;

4.4. В соответствии с пунктом 2.4,создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, редактирует историческую справку Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района  по итогам года.

 

4.5. Организует использование документов:

4.5.1 Информирует Главу и работников Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области о составе и содержании документов ведомственного  архива;

4.5.2 Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в присутствии сотрудников Администрации Волоковского сельского поселения; исполняет запросы организаций и заявления граждан на хранящиеся архивные документы.

4.6 Участвует в работе экспертной комиссии Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

4.7  Каждые пять лет обновляет  номенклатуру дел.

4.8 Ежегодно по итогам года представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования  «Смоленский район» Смоленской области сведения о составе и объеме документов архива Волоковского  сельского поселения в  форме Паспорта ведомственного архива.

 

5.  Права архива

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1.Запрашивать у сотрудников сведения, необходимые для работы архива;

 5.2 Давать сотрудникам  Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области рекомендации, относящиеся к компетенции архива;

5.3 Информировать  сотрудников Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области о необходимости передачи документов в  ведомственный архив в соответствии с утверждённым графиком;

5.4 Представлять руководству Администрации Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области предложения по совершенствованию хранения и учёта документов архива.

6. Ответственность за ведение архива

                                       

Должностное лицо, ответственное за ведение ведомственного  архива  совместно с  Главой муниципального образования Волоковского сельского поселения Смоленского района Смоленской области несет ответственность за:

6.1 Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

6.2 Утрату,  несанкционированное уничтожение, а также самовольное внесение изменений в архивные  документы, либо в утверждённые описи дел постоянного хранения  с законченным делопроизводством;

6.3  Необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций и подразделений при ликвидации или изменении формы собственности;

6.4  Ограничение доступа, установленного законодательством, заявителей к документам, а также  нарушение правил использования документов.

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район»

Смоленской области                                     

«____» _________ 2022 г.                                ______________ Д.А.Петракова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2 к постановлению

                                                               Администрации      Волоковского сельского поселения Смоленского

района      Смоленской      области

                                                                         от 03.11.2022 № 36

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)

Волоковского сельского поселения муниципального образования

«Смоленский район» Смоленской области

 

 

1. Общие положения.

 

1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности образующихся документов (название  организации, учреждения) муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и подготовке их к передаче на государственное хранение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступает в силу после утверждения их (должность руководителя организации, учреждения) муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, а в необходимых случаях и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму.
3. ЭК назначается распоряжением (приказом, постановлением) (название  организации, учреждения) муниципального образования из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за делопроизводство и за архив.

Ответственный за архив является одновременно секретарем комиссии.

1.   В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства  об Архивном фонде РФ и архивах, постановлениями Правительства РФ, соответствующими нормативами документационного обеспечения управления, приказами, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России и Департамента Смоленской области по культуре, перечнем  документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методическими документами Администрации муниципального образования «Смоленский район» и настоящим положением.
2. Положение об экспертной комиссии  (ЭК) утверждается распоряжением (приказом, постановлением) (название  организации, учреждения)  муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.
3.  

 

2. Функции экспертной комиссии (ЭК).

       

1. Организует и проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве (организации, учреждения).
2. Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

• графика по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
• описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного  (свыше 10 лет) хранения;
• актов о выделении к уничтожению, находящихся в ведомственном архиве документов, сроки хранения которых истекли.
  1. Рассматривает и утверждает номенклатуру дел, проводит экспертизу их ценности и обработку документов для последующего хранения.
  2. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

 

3. Права экспертной комиссии.

 

        ЭК предоставляется право:

1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам, отвечающими за ведением дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовке к передаче на архивное хранение.
2. Требовать от исполнителей розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.
3. Запрашивать от работников, отвечающих за ведение дел, сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
4. Заслушивать на своих заседаниях информацию лиц, ответственных за делопроизводство и архив о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, а также о сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
5. Информировать руководство (организации, учреждения)  по вопросам,  входящим в компетенцию ЭК.

 

4. Организация работы экспертной комиссии.

 

1. ЭК осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с архивным отделом муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области  и получает от него необходимые организационно-методические указания.
2. ЭК работает по плану, утвержденному   (указать должность руководителя организации, учреждения)   и отчитывается перед ним о своей работе.
3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются  на заседаниях, которые проводятся  по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4. Решения ЭК  принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
5. Обязательному утверждению ЭПК Департамента  Смоленской области по культуре и туризму подлежат: решения ЭК об одобрении описей на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями  и номенклатурами дел.
6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район»                      

 Смоленской области                                                                      Д.А.Петракова ____________
«      »                                  2022 г.